Iniciar a discussão sobre a Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO) e sua integração aos projetos técnicos de implantação de sistemas ERP como SAP, Oracle e IFS revela uma realidade complexa. É desafiador sincronizar as nuances humanas e organizacionais com as exigências técnicas dessas implementações. Frequentemente, profissionais da área se veem na posição de apagar incêndios, uma prática reativa que tende a depreciar a percepção de valor agregado por tais intervenções.
Os obstáculos para um alinhamento eficaz são variados e profundos. Primeiramente, observa-se uma resistência discreta, onde a autoestima do corpo técnico e uma compreensão limitada da importância estratégica da GMO predispõem ao tratamento do tema como um mero adendo, ao invés de um componente central do sucesso do projeto.
Adicionalmente, a desconfiança da diretoria em relação à capacidade de implementar mudanças eficazes nos processos e à eficácia dos programas de capacitação muitas vezes mina a confiança nos atores-chave do projeto, os key users, em sua capacidade de desenvolver habilidades essenciais como comunicação, análise crítica e liderança.
Além disso, a falta de planejamento robusto e uma gestão de projetos deficiente empurram as equipes de GMO a adotar práticas que privilegiam a agilidade em detrimento da qualidade, exacerbando os desafios.
Esses obstáculos, embora destacados individualmente, são sintomas de uma problemática mais ampla e interconectada, sugerindo a necessidade de abordagens sistêmicas para o alinhamento entre a GMO e as iniciativas técnicas.
Este artigo se propõe a mergulhar nesse dilema, explorando não somente os desafios, mas também delineando estratégias efetivas para integrar a gestão de mudanças organizacionais às complexidades técnicas de implementações ERP, com um foco particular na implantação de sistemas como SAP, Oracle e IFS.
Através deste diálogo, buscamos desvendar as sinergias potenciais entre as práticas de GMO e os requisitos técnicos de tais projetos, estabelecendo um terreno fértil para transformações organizacionais bem-sucedidas.
A seguir, exploraremos a natureza dessa inter-relação e como profissionais podem orquestrar esses elementos de modo a maximizar o sucesso dos projetos de implementação de ERP.
Gestão de Mudanças Organizacionais na Implantação do SAP, Oracle, IFS e outros sistemas ERP
Na busca por alinhar a gestão de mudanças organizacionais (GMO) com os projetos técnicos envolvendo sistemas ERP, é importante adotar uma abordagem estratégica e metódica. Este processo, embora centrado na implantação de soluções como SAP, Oracle e IFS, é igualmente aplicável a uma variedade de projetos de transformação digital, incluindo o lançamento de produtos digitais, reestruturações sistêmicas e atualizações tecnológicas abrangentes.
Avaliação da Cultura Organizacional
O primeiro passo nesta jornada é uma avaliação meticulosa da cultura organizacional. Este diagnóstico deve mapear as dinâmicas de poder, os canais de comunicação predominantes, o nível de maturidade da liderança e a capacidade de gestão dos key users. Compreender estes elementos é fundamental para personalizar as estratégias de GMO de modo que ressoem com a realidade organizacional e promovam o engajamento.
Seleção de Metodologias, Processos e Ferramentas
Após compreender a cultura organizacional, o próximo passo é determinar as metodologias, processos e ferramentas mais adequados para o contexto específico da organização. A escolha deve ser orientada não só pela natureza técnica do projeto ERP, mas também pelas características culturais e estruturais da empresa. Algumas questões-chave a considerar incluem:
Metodologias de Gestão de Mudanças: Selecionar uma metodologia de GMO, como o modelo ADKAR, Kotter's 8 Steps, PCI, HCMBOK, que se alinhe com os objetivos do projeto e com a cultura organizacional. A metodologia escolhida deve fornecer um framework claro para a gestão de mudanças, desde a conscientização até a adoção e a internalização das novas práticas.
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Processos de Engajamento: Desenvolver processos de engajamento que facilitam a comunicação bidirecional, permitindo feedback e adaptações contínuas. Isso pode incluir workshops constantes, reuniões de alinhamento e sessões de feedback regulares com as partes interessadas.
Ferramentas de Suporte: Implementar ferramentas de gestão de projetos e comunicação que suportem a execução eficiente do projeto e a disseminação das informações. Ferramentas como o Microsoft Teams, Slack, ou plataformas específicas de gestão de mudanças podem ser essenciais para manter todos os envolvidos informados e engajados.
Importante lembrar que os rituais de gestão são mais importantes do que as ferramentas. Não adianta utilizar o Kanban se não tiver pessoas capacitadas no uso, se não tiver propósito para utilizar a ferramenta e rituais para manter o ritmo do uso.
Análise e Integração do Cronograma Técnico com Processos e Ferramentas de GMO
Um componente crítico na alinhamento entre a gestão de mudanças organizacionais e a implementação de sistemas ERP é a compreensão aprofundada do cronograma técnico do projeto. Isso envolve uma análise detalhada das atividades planejadas, suas relações de dependência, o caminho crítico do projeto, e os riscos e desafios inerentes, especialmente aqueles relacionados às responsabilidades dos key users na execução e aprovação de tarefas.
É vital identificar as atividades que provavelmente irão impor pressão e representar desafios significativos para os key users, incluindo aquelas que podem encontrar resistência durante a execução.
Uma razão comum para isso é a tendência humana de procrastinar frente a tarefas novas ou desconhecidas. No contexto dos projetos, observa-se frequentemente que os key users preferem retornar às suas atividades rotineiras, com as quais estão familiarizados, ao invés de se dedicarem às demandas do projeto.
A natureza humana inclina-se à procrastinação de tarefas que fogem do usual. Nos projetos, essa tendência manifesta-se na preferência dos key users por suas atividades cotidianas em detrimento das obrigações do projeto, um comportamento que pode atrasar significativamente o progresso do projeto.
Ao analisar o cronograma, torna-se imperativo avaliar quais processos e ferramentas de gestão de mudanças organizacionais podem ser integrados às atividades técnicas do projeto. A coordenação cuidadosa desses elementos não apenas antecipa potenciais desafios, mas também assegura que as estratégias de GMO sejam efetivamente incorporadas ao fluxo de trabalho do projeto, facilitando uma transição eficaz para as novas práticas e sistemas.
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Conclusão
A análise do cronograma técnico e a integração de práticas de gestão de mudanças são etapas fundamentais para o sucesso da implementação de sistemas ERP. Reconhecendo e abordando proativamente as tendências naturais de procrastinação e resistência por parte dos key users, gestores de projeto podem melhorar significativamente a adoção do sistema e a eficácia geral do projeto.
Essa abordagem estratégica não apenas facilita uma transição mais suave para as novas tecnologias e processos, mas também fortalece a resiliência organizacional e promove uma cultura de melhoria contínua. Assim, a gestão de mudanças organizacionais torna-se não apenas um complemento, mas um pilar essencial para a realização de transformações digitais bem-sucedidas.
Sobre o autor:
Fernando Veroneze é professor, escritor da Editora GEN Atlas e sócio diretor da SMR, especialista em gestão de projetos, processos e mudanças organizacionais, possui mais de 14 anos de experiência, incluindo projetos significativos em empresas como COPEL, Instituto Butantan, , Metalfrio, CNPEM, SESC, Marítima Seguros, Grupo Sipal e etc. Autor do best-seller "Gestão de Projetos", também é um educador em instituições como FIA, Mackenzie e Politécnica da USP, com mestrado em Administração e extensão na Universidade da California - Berkeley. Sua missão é impulsionar transformações organizacionais através da excelência em consultoria e formar líderes empresariais para o futuro.
