Há muito tempo venho refletindo sobre a importância da gestão de stakeholders em projetos de transformação. No campo da gestão e liderança de projetos, existem várias ferramentas, sendo a matriz de poder e interesse uma das mais conhecidas para a gestão das partes interessadas.
Ferramenta para Gestão de Mudanças Organizacionais com Foco em Stakeholders
Considero esta matriz uma ferramenta básica para a gestão de engajamento e articulação política em um projeto. No entanto, frequentemente vejo gestores e gestoras, mesmo com formação em MBA e certificação PMP, pouco utilizarem esta ferramenta. Muitos comentam que utilizam práticas de gestão de stakeholders de maneira intuitiva.
A partir daí, trago algumas reflexões. Primeiro, a importância da construção visual de uma estratégia. Como já trazido pelo professor Finnochio através do PM Canvas e apoiado pelos estudos da neurociência, há um ganho significativo de produtividade no uso de ferramentas e artefatos visuais para promover discussões e processos de tomada de decisão. Isso se deve à redução do tempo gasto em processos neurológicos de evocação de memória.
Explico:
Quando temos uma conversa ou reunião para discutir um assunto e essa discussão depende dos participantes imaginarem determinada situação ou o posicionamento de um indivíduo, como boicotador ou promotor de uma iniciativa ou projeto, sem um recurso visual, isso leva a:
Gastar tempo e energia cognitiva para recordar ou imaginar determinada situação, já que evocar memória de forma imaginativa demanda processamento do córtex pré-frontal, consequentemente, mais uso de glicose/energia;
Conduzir a discussões mais abstratas e pouco conclusivas sobre o posicionamento das pessoas frente a determinado projeto ou demanda.
Por isso, reforço a necessidade do uso de ferramentas visuais para promover discussões sobre os stakeholders. Quando utilizada alguma ferramenta visual, isso proporciona aos participantes um foco direcionado para a resolução de problemas e desenho de planos de ação. Ter a ferramenta visual possibilita que utilizemos mais do córtex occipital (visual), que consome menos energia, para entender a imagem, economizando energia mental para o que tem maior valor: a discussão sobre decisões a serem tomadas sobre as pessoas.
Para tornar a discussão mais sofisticada, trago outras ferramentas que, quando utilizadas pelos líderes, gestores e gestoras de projetos, representam uma gestão avançada de pessoas.
Gestão Avançada de Stakeholders na Gestão de Projetos e Programas
São ferramentas empregadas na gestão de mudanças organizacionais para a gestão de stakeholders e resistência, como o SAD (Sponsor Assessment Diagram) e o modelo ADKAR.
O SAD é uma ferramenta visual que permite aos gestores acompanharem a competência de patrocínio dos stakeholders de um projeto. Vamos a algumas definições:
Na gestão de mudanças, a palavra sponsor (patrocinador) refere-se a qualquer indivíduo que possa patrocinar uma mudança, seja um líder formal ou informal.
Assessment (avaliação): esta avaliação pode ser formal, através de formulários preenchidos pelos sponsors, ou de forma observacional e não sistemática.
A competência de patrocínio envolve três práticas que devem ser adotadas por todo sponsor de um projeto:
Ser visível e ativo: Participar das reuniões, workshops e cafés com os membros do projeto e stakeholders de forma visível e ativa, ajudando a tomar decisões, viabilizando e facilitando as relações.
Comunicar a mudança: Comunicar de maneiras diversas sobre as mudanças demandadas pelo projeto, garantindo que todos os stakeholders estejam informados e alinhados.
Influenciar a mudança: Realizar força de coalizão, estabelecer e executar um plano político, mobilizar pares, líderes diretos e indiretos, e liderados para apoiar e promover a mudança.
Estas variáveis são avaliadas durante o projeto ou programa, e o resultado pode ser visualizado em um diagrama adaptado pela SMR para projetos de transformação digital, organizacional e M&A.
Resultado da aplicação de uma ferramenta visual permite que intuitivamente saibamos sobre a situação atual das pessoas envolvidas diretamente no projeto. Sem saber ao certo o que significam os códigos, A/B, 1, 2 ou 3, dá para entender que as áreas de finanças e logística não parecem estar em uma situação adequada. Agora, imagine se não existisse uma ferramenta para tornar a discussão lúdica e direcionada, e uma reunião fosse conduzida apenas no speech. Seria abruptamente menos eficaz, concorda?
Além da matriz de poder e interesse e do SAD, temos o modelo ADKAR, que não é apenas um modelo conceitual, mas uma ferramenta para gestão das partes interessadas, especialmente aquelas com participação direta na mudança. Você pode conhecer mais sobre o modelo neste artigo aqui: Gestão de mudanças com ADKAR.
E não deixe de se lembrar que não existe gestão sem monitoramento e controle, por isso aproveite para expandir seus conhecimento na metodologia desenvolvida pela SMR, a CM Analytics (clique aqui e conheça o artigo sobre o conceito), a gestão de mudanças baseada em dados.
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O futuro da gestão de projetos será moldado por gestores e gestoras que conheçam profundamente a gestão de stakeholders e engajamento. Com o avanço das tecnologias, as hard skills serão cada vez mais suportadas por ferramentas digitais e de inteligência artifical (IA), tornando essencial o desenvolvimento das soft skills para liderar com eficácia, empatia e de forma orientada a pessoas.
Sobre o autor:
Fernando Veroneze é professor, escritor da Editora GEN Atlas e sócio diretor da SMR, especialista em gestão de projetos, processos e mudanças organizacionais, possui mais de 14 anos de experiência, incluindo projetos significativos em empresas como COPEL, Instituto Butantan, , Metalfrio, CNPEM, SESC, Marítima Seguros, Grupo Sipal e etc. Autor do best-seller "Gestão de Projetos", também é um educador em instituições como FIA, Mackenzie e Politécnica da USP, com mestrado em Administração e extensão na Universidade da California - Berkeley. Sua missão é impulsionar transformações organizacionais através da excelência em consultoria e formar líderes empresariais para o futuro.
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